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深圳和谐制衣厂的 服装跟单员职责 全方位管理方案分享
来源:www.baiduszfz.com | 作者:深圳市和谐服装厂 工作服专业定做厂家 | 发布时间: 2018-08-05 | 34554 次浏览 | 分享到:

跟单员的定义,工作界定,工作定位,工作特点,跟单员的素质,工作内容及知识,技能要求及跟单员工作的重要性。
一、跟单员的定义:(什么是跟单员?)DocumentaryHandler
  跟单员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品,跟踪服务运作流向的专职职员。(不能兼职,替换)。
  所有围绕着订单去工作,对出货交期负责的人,都是跟单员。
 
二、跟单员的工作界定:
  跟单员广泛存在于订单型出产企业和进出口外贸企业中,跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别,但跟单员总的来说是作为业务跟单与出产跟单而存在的。
 
  1.业务跟单:对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了爱好,有购买意向的人进行跟进。以缔结业务,签定合同为目标的一系列流动。对外叫业务员或业务助理。
  2.出产跟单:对已接来的订单进行出产铺排。对出产进度进行跟踪,定期将货物送到客户手中。对内叫:业务经理、出产主管或总经理助理。无论是外贸公司的跟单员,仍是工厂企业里的跟单员,他们基本职责都是由“业务跟单”和“出产跟单”两部门构成。
 
三、跟单员的工作定位:(工作性质)
  跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单,而是要主动的进行业务开拓,对准客户实施倾销跟进,以达成订单为目标,既进行业务跟单。因此,跟单员要:
  (1)寻找客户:通过各种途径寻找新客户,跟踪老客户。
  (2)设定目标:主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
  (3)传播信息:将企业产品的信息传播出去。
  (4)倾销产品:主动与客户接洽,展示产品,为获取订单为目的。
  (5)提供服务:产品的售后服务,及对客户的服务。
  (6)收集信息:收集市场信息,进行市场考察。
  (7)分配产品:产品短缺时先分配给主要客户。
 
跟单员是业务助理;跟单员在很多时候扮演业务经理助理的角色,他们协助业务经理接待,治理,跟进客户,因此跟单员要:
  (1)函电的回复:
  (2)计算报价单
  (3)验签订单
  (4)填对帐表
  (5)目录,样品的寄送与登记
  (6)客户档案的治理
  (7)客户来访接待
  (8)主管交办事项的处理
  (9)与相关部分的业务联系
 
跟单员是协调员:跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪,即进行出产跟踪。跟踪的要点是出产进度,货物报关,装运等。因此,在小企业中,跟单员身兼数职,既是内勤员,又是出产计划员,物控员,还可能是采购员。在大企业,则代表企业的业务部分向出产制造部分催单要货,跟踪出货。
 
四、跟单员的工作特点:
跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节,从销售,出产,物料,财务,人事到总务都会有跟单员的身影泛起。特点是:复杂的,全方位的。
  1.责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的,由于订单是企业的生命,客户是企业的上帝,失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
  2.沟通,协调:跟单员工作涉及各部分。跟单员与客户,与计划部分,出产部分等很多部分的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的条件下而进行的与人沟通的工作。沟通,协调能力特别重要。
  3.做好客户的顾问:跟单员把握着大量的客户资料,对他们的需求比较认识。同时也了解工厂的出产情况,因此对客户的订单可以提出意见,以利于客户的订货。
  4.工作节奏多变,快速:面临的客户来自五湖四海,他们的工作方式,作息时间,工作节奏各不相同,因此,跟单员的工作节奏应是多变的。另外,客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
  5.工作是综合性的:跟单员工作涉及企业所有部分,由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售职员的职责。对内执行的是出产治理协调。所以跟单员必需认识进出口商业的实务和工厂的出产运作流程。
 
五、跟单员的主导意识:
  什么是主导意识?就是全局观念
  你要对所处的环境,担负的任务及产生的结果有深刻的了解,这样你去做你的工作的主导意识就会很强。举例:足球队,每个队员有自已的位置,但如只顾自已的位置,这一定是个很差的球队。这就要有全局观念:要不失球,要进攻,要击败对方,要进球。
  作为跟单员的跟单工作也同样如斯,不是我将订单下了就没事了,你们如何出产?何时完成?出来的产品怎样?与我无关,那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。
 
  有责:全局意识,责任感,对一切负起责任。
  有方:有办法,有主意,碰到题目有解决的能力
  有效:有效率,有结果。
  目标要达到:所有工 作以终极结果,终极目标作为我们的指导思惟。终极失败了,就没什么好说的。
 
  总之,主导意识的你心中要装着大目标,要有全局观念,每个人的工作只是整个工作链中的一个部门。而不是以某一个人,一个部分来评定。因此,在你的工作中,你心中要把别人(工作环节涉及到的人)看成是自已的部下。(不是说你就是领导,而是要给他们布置任务,明确目标,提供前提。你的目标很明确:就是对终极结果负责。
 
六、跟单员的素质要求:(跟单员的练习)
  跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求:
  (1)分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成,以利于报价。
  (2)猜测能力。能猜测出客户的需求,企业的出产能力及物料的供给情况,便于接单,出产及交货的铺排。
  (3)表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。
  (4)专业知识。对所跟单的产品要认识。了解产品的原材料特点,来源及成分。知道产品的特点,款式,质量。便于和客户及出产职员的沟通。
  (5)与人共事的能力。与各部分的职员打成一片,使其自觉完成客户订单。
  (6)人际关系处理的能力。处理好与客户,与上级,与同事,与外单位职员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。
  (7)法律知识。了解合同法,票据法,经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法,遵法,懂法,用法。
  (8)谈判能力。有口才,有技巧。
  (9)治理与倾销能力。对外倾销高手。对内治理行家。
  (10)物流知识。了解运输,装卸搬运,保管,配送,报关等知识。
 
七、跟单员的工作内容及知识,技能要求:
  跟单员的工作内容主要有:外贸业务跟单,物料采购跟单,出产过程跟单,货物运输跟单及客户联络跟踪(客户接待)。
  1.出口货物跟单(外贸业务跟进)。了解外贸基本知识:(谈判,报价,接单,签合平等等)。基础外语及函电往来。
  2.物料采购跟单(业务跟进)。懂营销,懂产品。(物料,机能,使用,保养)。
  3.出产过程跟单(出产进度跟进)。懂出产,懂治理,懂沟通。
  4.货物运输跟单(出货跟进)。货物运输知识,(运输工具,方法,配柜)及了解报关知识。
  5.客户联络跟踪(客户接待)。了解对客户的治理,懂国际礼节知识。
 
八、跟单员工作的重要性:
  企业之生存与发展都是以订单为主线的。跟单工作是一个企业的主生命线和治理制高点。而作为订单的跟进者——跟单员的工作跨越了企业运作的每个环节,它是企业内各部分之间及企业与客户之间相互联系的中央区纽和桥梁,是一个企业的窗口和门户。


服装跟单流程 三段走:


一、前期跟单
1.阅订单资料
服装接到订单资料后,仔细查看资料是否完整正确。订单资料是跟单员跟进订单的独一依据,只有完整的资料才能确保跟单的跟进工作。


核对分析资料的详细内容:


a)资料是否完整


b)文字描述是否与款式图一


c)确认面、辅料


d)查看绣印花等其他设计要素


e)了解客户特殊要求
2.制作办单,查办,寄办
跟单研究订单资料,制作出办单,列出所需的面辅料并配好,交给板房打纸样及做办,做好办后交洗水部洗水,洗回后交板房做后整及查验,技术部核查OK后寄给客户批核。


同时根据办房报用料,收拾整顿出用料本钱表一式二份,一份给外部跟单员,一份留底用于本钱核算及订购物料作预备。


a)初办:目的是让客户确认服装的款式造型是否正确、设计风格是否一致,缝制工艺是否达到要求等。出产办可以使用代用面料制作。出产办的数目根据客户的需求而定。


b)大货办:是订单出产前客户最后一次确认的样衣,因此大货办制作的要求比较高,需要用订单中的面、辅料,要求制作的规格全色全码。大货办得到客户的确认后才能进入大货的出产。


c)样办检修细则:主要检修样衣的面辅料材质和颜色、核对款式。检修尺寸规格和包装等。


成品服装的各部门的规格范围必需符合客户的要求的公差范围,款式造型必需依照工艺文件中的款式图和款式描述来一一核对,缝制工艺的检修。
3.订购大货面,辅料,报价,检修
跟单依照客的定单数目及客提供的资料,计算清晰各物料的用量,并跟进客户直接提供的面,及物料尽快上厂。


香港(举例香港)供料时,跟单向香港方面索取价格,输进XXXX系统;[没有使用系统的自己打单]


除香港供料外,其他物料原则上由采购部同一采购,跟单员将具体资料交采购部分,由采购部分进行大货面辅料采购。


但某些物料因为货期紧等原因,将由跟单自己采购。


跟单自采购物料,选定、联系供给商,将价格输进系统,打出采购单,交给供给商,告知数目、交货期。


跟单将所有物料的价格输进系统,计算出总价,交组长及总经理批核,通过后,方可进行出产。


大货布料及物料回厂后,大货布由仓库验布员验布,提供验布讲演,并需给一份给客。跟单员根据验布讲演进行跟进,同时剪疋头布和缩水布。要洗水的要交由洗水部根据客要求去洗水。回厂后由洗水部,分出LOT色办交客批核(有些客是要求整个布封的疋头布,去批颜色的,并且要求洗前与洗后的,但有些是不用的,根据客人的要求来做,并且要注意布的正反面,中边色差,倒顺毛等等)然后根据做办的用料,初步计算该单的用布量,加裁或缩裁交客户确认,跟单员必需在大货出产前收拾整顿好制单资料和物料咭,在裁剪之前分发给相关部分。


物料治理控制:必需做一份物料跟进表,进行追踪。每单物料回厂后,清晰地做好明细登记,并核查物料的规格,数目是否准确,要有处理物料质量和数目分配及物料差异,有物控的能力。节约公司本钱,并在大货物料发料前列出一份物料发放表,发给仓库及车间,以作为发料,用料参考,不足的物料,负责追补回,保证出产需要。


审批用料及通知开裁:核实大货物料是否跟报给客人的相同,计算用布量,是否够用.如在有多/少的情况下,问客人是否可缩裁/加裁.遇有绣/印花的,需收拾整顿好绣/印花腔办,核对准确后,才可外发。
二,中期跟单
客户批办OK后,接下来出产大货,首先跟出产部排期,尺度办样办返厂后,根据客人的评语,要乞降样办,制作大货出产单,交技术部审查。


召集工厂治理职员、QC以及客户QC开产前会议。核对工厂的出产工艺单是否与客户尺度一致,核对的重点包括:


a)面、辅料的材质、颜色是否准确;


b)款式是否准确


留意事项:


出产过程中,将资料交QC,由QC跟进出产质量监控跟进出产进度,及时做好客户要求与车间出产之间的协调和沟通,遇有客更改资料,需在第一时间传达到相关部分,并要保持资料的最新版本,做好签收记实。


发现在未能达到出产计划要求的情况,反映给上级部分,以督促解决,并了解和部分的出产实情,以求完成预定的任务,保证货期和质量.


大货因客观题目需要延期,必须写出廷期原因及廷期后的交货期,与客户商讨,要求尽快回复,需客人出邮件/书面签回。


成品洗水时,必需要车间尽快做几件去洗水,以了解尺寸及洗水效果,同时给客人批核洗水颜色是否OK,确定接受后,方可洗大货。


当成品在总查后发现有太多次品需每件查看,如有稍微的次品挑出可给走货,严峻的属于哪个部分的责任去追查该部分确当事人,通知出产厂长。
三.后期跟单
核查包装办:大货包装前,核查包装的第一件包装办,确保物料齐备及包装方法准确后,方可进行包装,如有客要求要批核后再进行大货包装,就需提前包装一件样办给客去批办。


积极预备及配合客户初查,中查,尾查的查货,并且将客户查货信息反馈到各部分。


出产成品后按客要求挑船头办或收货办给客户,目的是让客户预先了解大货的出产情况和订单质量,样办的数目根据客人的要求而定。


并需走货前一礼拜做好商检资料交报关员做商检,商检需要什么资料,要问明报关员后提供。


客验货合格后,核实走货数目,收拾整顿装箱单及出货通知书,并向相关部分汇报可以铺排出货。


资料收拾整顿及保留:出货后,收拾整顿并保留好有关的出产资料及尺度样办,遇有次布及分歧格的物料,收拾整顿好数据资料报客,以铺排退回给客户,修正出产中的不足之处,以免翻单时不清晰。


注:良多题目都不是一成不变的,每个订单都有不同的做法,应根据实际的情况及客人要求来。
                                                                                                      

 
                                                                                                                                                                                      深圳市和谐服装厂 工作服专业定做厂家 分享经验